Det Administrative fælleskab

Det Administrative fælleskab, som vi kender som GSE, trådte i kraft den 25. februar. Det befinder sig i den nordlige ende af bygning 34, Selk. Herfra gennemføres al personeladministrativ sagsbehandling.

Tekst og fotos: kaptajn Niels Brandt, presseofficer

Bataljonens nye administrative fællesskab bliver kaldt GSE, ikke at forveksle med garnisonens GSE, som servicerer kasernen. Daglig leder er seniorsergent Liana I. Jensen, mens OKS-1 Niels Billeskov til dagligt fordeler opgaverne og skaber sammenhæng mellem kontorhjælperne. Han har glædet sig til at åbne kontoret og give brugerne den bedste service.

Kunderne kan forvente at få den service, de er vant til at få. Det, der bliver anderledes, er, at man puljer kontorhjælperne til at lave fællesskabet. Det giver flere fordele. Datakvaliteten bliver højere, og der bliver ensartede arbejdsgange. Samtidig bliver kontorhjælperne skærmet fra sin egen underafdeling, så de kan fokusere på opgaverne fra
GSE , siger Niels.

Tre ting på en gang
Når kontorhjælperne på den måde bliver fjernet fra egen enhed, skal man vænne sig til, at man ikke bare kan smutte 10 meter ned ad gangen for lige at få en status eller få afgivet en feriemelding. Det mener Niels ikke bør være den store forhindring.

For den uheldige medarbejder bliver der omkring 100 meter fra hans arbejdsplads til GSE . Til gengæld er GSE placeret lige ved CAF, hvor de fleste skal hen i hvert fald en gang om ’daa’en’.

Ved CAF er der i forvejen samlet flere ting. Lige om et øjeblik skal de nye nøgleskabe til at fungere. De hænger lige inden for døren til højre. Samtidig kan man let opdatere sin nøgle ved indgangen til CAF, og på den anden side af Istedvej ligger GSE . Det er hele tre ting på en gang, siger Niels med et smil.

Fordele og ulemper
Der er naturligvis både fordele og ulemper ved at samle kontorhjælperne i et GSE, men Niels mener, at fordelene langt overskygger ulemperne.

Fordelene ved et samlet GSE er stor ensartethed i administrationen, høj datakvalitet, større vidensbank og personel, der er klar til at indgå i INTOPS. Ulemperne er, at det hele er nyt for de fleste. Så skal man vænne sig til at gå maksimalt 100 meter, hvis man har et spørgsmål. Dog har man jo stadig den mulighed, at man kan skrive eller ringe til os. Endelig er der frustrationen ved, at det ikke er som i ”gamle dage”, og at kontorhjælperne bliver fjernet fra egen enhed, men det gør de jo ikke alligevel.

Den daglige arbejdsgang er, at alle kontorhjælperne begynder deres arbejdsdag ved egen enhed. De kontorhjælpere, der skal være hos os, kommer så til GSE. Resten er til rådighed for egen enhed. Det er også med til at styrke enhedsfølelsen. Til hverdag arbejder der cirka 5 – 7
kontorhjælpere i GSE, forklarer Niels.

Læringsmiljø i GSE
GSE er sammensat af både rutinerede og nye kontorhjælperne. Det betyder, at tempoet kan varierer, men det er der en plan for.

Selv om vi har en del rigtigt rutinerede kontorhjælpere , er der også nogle nye. Der deler vi det lidt op, så de rutinerede kan tage fra samtidig med, at de nye kan bidrage men i et måske lidt lavere tempo. Desuden samles vi en gang imellem og taler om tingene. De nye skal ikke være bange. Vi skal nok finde tid til dem, så de kommer op på niveau, og det kommer til at gå hurtigt, for de nye er jo sindsygt hurtige til at fange tingene, uddyber Niels.

Enhedsfølelsen bevares
Det er vigtigt, at kontorhjælperne har et tæt forhold til deres egen underafdeling. Derfor deltager de i den daglige morgenappel, inden de går over til GSE.

Når de er færdige med deres opgaver i GSE, går de tilbage til egen enhed. Det giver rigtig gode muligheder for dem til at være sammen med kollegerne, når der er cheftime, skydelejr, øvelser og alle de andre aktiviteter. På den måde får de faktisk mere tid sammen med kollegerne.

Jeg er stolt over at have fået opgaven, og jeg glæder mig rigtig meget til opgaven. For mig er det en kæmpe udfordring og kommer til at give mig en personlig udvikling.

GSE ved 4. Nationale Støttebataljon er open for business fra onsdag den 27. november efter, at malerne har gjort deres arbejde.

Læs briefing om AKF fra cheftimen mandag den 25. februar…