Host Nation Support lykkes med det gode håndværk

Når over 750 hollandske marinere skal til Danmark for at træne militære færdigheder, træder en af de mest specialiserede logistiske enheder i aktion for at sikre, at gæsterne kan koncentrere sig 100 % om deres øvelse. Det kaldes HNS eller Host Nation Support og er en logistisk specialopgave, som løftes af 4 NSE.

Tekst og fotos: Kaptajn Niels Brandt, presseofficer.

OKS-1 Jean Meadows er ansat i en TERMHJ stilling. Det giver egentlig ret god mening, selv om hans titel egentlig burde være ”Host Nation Supporter”. Jean sidder med to andre på første sal i bygning 2 i Nymindegab i EDB rummet. Her har de indrettet deres hovedkvarter, hvorfra de har kontakt til alt, hvad der kan krybe og gå ved FES og ISS, som er deres største samarbejdspartnere, når der skal bestilles alt til livets opretholdelse og skyde- og øvelsesterræner.

Det er så fedt at arbejde med HNS, for det er et håndværk, som kræver så meget. Man skal ind imellem holde virkelig mange bolde i luften. Samtidig har man også mulighed for at påvirke løsningerne og at kunne tænke ud af boksen for at finde den løsning, der ligger tættest på kundens forventninger og behov – og det er sjældent 100 % løsninger. Derfor er det mentalt tilfredsstillende at arbejde med HNS, fortæller Jean.

Det personlige møde går aldrig af mode
Selvom telefonerne er gode hjælpemidler i kontakten til verden omkring dem, er de personlige møder helt uundværlige. Det er her, barriererne bliver nedbrudt, man får sat ansigter på dem man taler med i telefonen, og man kan får afmonteret eventuelle misforståelser.

Dagens vigtigste møde sker sammen med repræsentanter for de hollandske marinere. Lige fra den 28. januar har op til 750 soldater brugt øvelsesterrænet og skydebanerne på den jyske vestkyst i Oksbøl og Borris. De ankommer kompagnivist pø om pø med cirka 280 pr. gang. Derfor er det vigtigt, at alle aftaler er på plads, og at begge parter er enige om forventningerne.

Vi sørger for hele pakken, så hollænderne kan koncentrere sig om deres øvelse. Vi booker indkvartering, sørger for nøgler og linned. Vi bestiller forplejning, reparation af køretøjer, p-pladser og materielopbevaring. Vi sørger for løftekapacitet af CON og andet ”stort”, miljødeponering og WC faciliteter i TN – det er de nye transportable latriner. Desuden bestiller vi skyde- og øvelsesterræner afhængigt af, hvad de skal anvendes til og hvornår. En særlig vigtig ting er også, at hollænderne har mulighed for at styrke moralen. Derfor bestiller vi messer og faciliteter til sociale arrangementer. Når det går galt på øvelsespladsen, har vi også varslet sygehuse og tandlæger, forklarer Jean.

Et møde kan opdeles i tre faser. 1. Man hilser på hinanden, levere et godt førstehåndsindtryk og small talker. 2. Mødet afholdes i en god ånd og stemning. 3. Mødet afsluttes med i en god stemning, så man lægger godt op til næste møde. Resultatet er, at kunden kan fortælle om sine forventninger og give HNS en mulighed for at levere.

Under mødet er Jeans kollega sergent Havmand mødeleder. Han taler et godt og tydeligt engelsk på forhandlingsniveau. Mødet med hollænderne er et glimrende udtryk for, hvor vigtig den personlige kontakt er. Det bliver holdt i en atmosfære af hygge, latter og gensidige drillerier. Problemer glider af, og man nedbryder kultur- og sprogbarriererne.

Når en bilateral aftale bliver hverdag og et håndværk
Host Nation Support kommer i stand som bilaterale aftaler, hvor alle relevante juridiske og logistiske emner bliver behandlet og aftalt. Det drejer sig om en lang række dokumenter som HNS Request Letter, en Memorandum of Understanding (MOU), en Statement of Intent (SOI), et Concept of Requirements (COR), en HNS Technical Arrangement (TA), en Statement of Requirements (SOR) og en Joint Implementation Arrangement (JIA).

Det alle vigtigste arbejdsredskab for 4 NSE er Statement of Requirements. Her har hollænderne nedfældet alle deres ønsker, så deres øvelse kan leve op til deres Training Objectives (mål). SOR’en er i virkeligheden et Excel ark, hvor hollænderne omhyggeligt har beskrevet hver enkelt detalje. Den har Jean sat sig grundigt ind i, og bruger den som sit arbejdsværktøj.

Kort sagt – vi hjælper hollænderne med det hele. Vi kender sproget, reglerne, lovene og arbejdsgangene. De er vores gæster. Selvfølgelig er HNS et fælles ansvar, men værten har jo også et værtsansvar, forklarer Jean.

Flirt får HNS til at virke
For at få succes i jobbet, når man arbejder med Host Nation Support skal man være i besiddelse af nogle lidt atypiske militære færdigheder. Man skal for eksempel være god til at flirte, selv om måske ikke alle synes, at det er så mærkeligt for soldater endda. Det dækker over, at man skal være stærk i førstehåndsindtrykket, man skal have gode evner til at bryde isen og god til at small talk’e og man skal få kunden til at føle sig velkommen og få ham til at forstå, at hans ønsker er vigtige.

Den ideelle ”Host Nation Supporter” skal være et menneske, der er udstyret med gode sociale kompetencer. Man skal være moden og udadvendt, og samtidig skal man også have stærke analytiske evner – og være fleksibel, forklarer Jean med et smil.

HNS supporteren skal også være i stand til at kommunikere klart og tydeligt på dansk og engelsk og måske også tysk – på forhandlingsniveau. Det kræver, at man skal have både faglig og menneskelig indsigt og forstår, hvem det er man taler med. Du skal kende til den kultur din kunde kommer fra og tale i øjenhøjde, uddyber Jean.

Endelig skal du trives med de udfordringer, der følger med, når ikke alting går lige, som du havde planlagt, men at du har evnen til at tænke ud af boksen og løse udfordringerne med et smil på læben, og egentlig bare få det til at lykkes. Kort sagt. Du skal have styr på håndværket og drives af at levere et godt og målbart stykke arbejde, hvor du kommer i mål med solid logistisk forudseenhed, afslutter Jean.

Koordination er en vigtig dyd, når man arbejder med HNS. Det er vigtigt, at alle har den samme opfattelse af situationen, så man undgår at levere den forkerte vare.

Host Nation Support’en vare lige til den 26. februar, hvor de sidste hollandske marinere igen forlader landet. Ind til nu har hollænderne været rigtig tilfredse med de ydelser Jean og de andre fagligt stærke kolleger har ydet. Så tilfredse, at de allerede nu har booket en øvelse efter sommerferien.